マイクロマウス合宿の運営について

 本稿はMicroMouse Advent Calendar2023の4日目の記事です。

〇はじめに

こんばんはアライさん🌀からくり工房A:Macです。

昨日はKさんの『ロング21号機のセンサ回路』についてでした。

A:Mac週間のトップバッターありがとうございました。
今年は全部の地区大会に参加したので会場でお会いした方も多いかと思います。
自分は大会参加も多いですがマイクロマウス合宿の参加や幹事（23,22,15）も多く経験しており
次の幹事に要求されたため今後を考え引継ぎ資料もとい運営ノウハウを残しておこうと思います。

〇開催目的

基本的に競技者の交流と参加者の裾野を広げるためです。

なので初心者には優しくしてあげて下さい。

逆にベテランの社会人への配慮は不要です遠慮なくヘルプ要請出してください。

また学生さんの運営や発表の練習の場という側面もあります。今は緊急避難的に社会人が幹事をしていますがいずれ学生さん主導に戻せたらと思います

 

〇基本的な流れ

慣例として6月開催です。

4～5月は新入生の参加が厳しく7月は大会が始まってしまうのでその間を取って6月にしています。

過去年2回開催の時期もありましたが時期が全国大会直あたりに被り運営が大変なので年一になったりしてます。 

〇会場押さえ

最大の山場。会場さえできれば合宿は開催可能です

過去実績でいうと関西開催で50～60人、関東開催で60～80人程度の参加がありました。

この人数が収容できる宿と会議室が確保でき、公共交通機関もしくは最寄り駅からシャトルバス等でたどり着ける場所が条件です。

宿のタイプは特に決まりは無いので幹事の裁量で決めて大丈夫です。食事は宿に付けた方が運営の負担が減るのでおすすめです。

参考までに過去の合宿で採用されたケースを記載します。過去に色々な開催形式をやってきたので参加者が入り切れば何でもOKです。

・会場

   - 合宿所
   - 大学
   - 旅館の大広間

   - ホテルの会議室

・設備

   - 会議室（大広間も可）

   - スクリーン・プロジェクター

   - マイク

   - ホワイトボード

・食事タイプ

   - 宿にセット

   - ケータリング・買い出し等

   - 各自で外に食べに行く 

 

〇告知  

告知段階で詳細が全部決まっている必要はなく開催日、場所、基本的な流れが書いてあれば大丈夫です。未不足分は決まり次第更新していけばよいです。 

掲載場所はサークルや個人のHPでOK。募集開始タイミングでNTFの事務局に連絡して開催案内をNTFのHPとマイクロマウスMLに流してもらうようにお願いしてください。

またX（旧Twitter）の告知も有効です。 

参考までに昨年の告知ページです。

 

〇募集

・申し込みフォーム

  Googleフォーム、メール申込、Connpass等。

  人数が多いためメールは非推奨。入力フォームを設定できるものがよい。

  Googleフォームはスプレッドシートで管理ができるのでお勧めです。

  項目は連絡先、名前、性別、所属、学生or社会人の区分、競技種別 、発表の有無

  申込確認用に自動返信メール設定はした方がよい。

・締め切り

   基本的には宿の都合に合わせて設定。締め切り直前に滑り込みで増えがちなので2 週間前ぐらいが目安。

 ・費用
   かかる主な費用は宿泊費、会場費、諸費用
   社会人の負担を多めにする方針。 

   目安として会場費・諸費用分を社会人に負担してもらい学生は宿泊費のみの負担割合。 

   当日現地徴収。切のいい額にしておくと集金の手間を軽減できます。 

   会社や学校負担で参加する人のため領収書を用意します。また黒字が出た場合は次の幹事へ繰り越し。 

   キャンセルについては宿のキャンセル料金に応じて必要に応じて実費請求。幹事が被る必要はないです。

 

〇準備

・リマインド

  必要に応じて参加者へ連絡。個人情報保護の観点からBCCで送ること。

・発表スケジュール

  発表人数に応じて20~30分/人程度。
  去年からお手軽発表用のLT(ライトニングトーク)を導入。
  発表は伸びる傾向にあるので休憩時間をバッファとして入れておくと当日に調整しやすいです。

・書類
  受付用に出席名簿、領収書を用意。 

・備品類
  発表機材(プロジェクター、マイク等)、名札、お茶、お菓子 。 

  プロジェクターはコネクタ形状に注意。会場の設備が古いとHDMIがついてなかったりします。 

  お茶、お菓子は必須ではないのと会議室の飲食ルール確認した上で判断してください。 

・部屋割り

  必須事項としては女性部屋は準備しておくこと。あとは自由。

  参考までに去年の方針を記しておきます
  - 飲み部屋は一つ確保（吞兵衛の社会人を一番広い屋に押し込む。）

  - 学生・社会人混合（呑み部屋除く）
  - 学生は同じ所属で2人づつペアにしてふりわけ（部屋でボッチにならないように配慮）
  - 同じ競技でまとまるように配置（ハーフとクラシックは混ぜても可）
  - 部屋に一人ベテランがいるように配置
  - 社会人は配慮不要。

・迷路
  プチ大会用に準備。広い迷路を用意する必要はなく運べる範囲で用意。6x4でやった年とかもあります。 

  迷路の輸送が大変な場合はヘルプ要請を出せば大人が何とかしてくれます

 

〇開催当日の流れ

・会場入り

  受付開始までに会場設営を済ませれるように移動。 

  会議室のカギの受け取り発表環境のチェックを済ましておく。
・受付
  参加者の確認と参加費の徴収を行う。短時間で大人数に対応する必要があるため最低2人は欲しい。 

  お釣りもあらかじめ用意しておく。
  部屋の場所がわかりにくい場合は案内員を設けるなどする。
・開催 

  14時頃開始  遠方参加を考慮して少し遅めのスタート
   最初に幹事から全体の予定、諸注意をアナウンス

・発表
  有志による発表。
  全体的に伸びる傾向にあるので注意が必要です。

  状況に応じて発表者へ時間のお知らせや質問の打ち切りをしてください

・チェックイン、夕食
  発表終了後速やかにチェックイン。その後夕食自由時間と以降

・プチ大会
  恒例行事となっている。やる決まりは無いがここをターゲットに作ってくる人もいるので開催を推奨
  呼びかけると社会人が在庫景品を提供してくれます。

 

〇最後に 

今週はA:Mac週間ということで引き続き弊サークルメンバーが続きます
明日は酒カスエアプ回路レビュワーさんです。
なんでも爆弾ができてしまったらしいとのことなので期待しましょう

マイクロマウス合宿2023

マイクロマウス合宿とは

マイクロマウス競技は日本において1980年から競技会が開催され、日本初のロボコンとして40年の歴史を持ちます。 その長い歴史で蓄積されたノウハウと、近年の技術進歩により、競技のレベルは年々高くなっています。 しかし競技会を観戦するだけでは、実用的な知識や技術を得ることは困難です。
そこで、マイクロマウス競技者やこれから挑戦したいと考えている人（学生・社会人問わず！）のために、マイクロマウス競技に関する技術情報交換と競技者同士の交流を図るための場を提供することを目的として『マイクロマウス合宿』を開催します。
今年は2019年以来途絶えていたリアル会場での開催を行います。
昨年のオンライン開催ではできなかった皆さんの作ったマウスを直接見ながらの交流やマウスを直接走らせる機会を設けますのでぜひご参加ください。

日程

• ６月２４(土) 午後１時 ～ 6月25(日) 午前11時(予定)

合宿の内容

• 経験豊富な競技者によるマイクロマウス講座
• 希望者によるLT
• 参加者交流会
• プチ大会 
• 食事：朝・夕(BBQ)

    発表、LTは募集しています

    ※配信については未定無しの予定

参加費

参加費は以下の通りです。

ご希望の方には領収書を発行します。

スケジュール（暫定）

プチ大会について
    ・ハーフ：9 x 9
    ・クラシック：8 x 16
    ・トレース：1800 x 900 mm
    ゴールはハーフ、クラシック共に(7,7)です。

会場

近江希望ヶ丘ユースホテル

※野洲駅からの送迎バスあり

〒520-2321 滋賀県野洲市北櫻９７８

宿泊について

• 男女別の6人部屋になります → 参考
• アメニティはありません。各自でご用意をお願いします
• 部屋割りは当日発表します

参考ルート

• 関東から

 東京 ‐(夜行バス)- 京都駅 -(JR)- 野洲駅

 約6500円

• 関西方面

 大阪駅 -(JR)- 野洲駅

 約1200円

• 北陸から

  福井駅 -(JR) - 野洲駅

  約2300円

• 九州から

新門司港 -(名門大洋フェリー)- 大阪南港 -(JR)- 野洲駅

新門司港 -(阪九フェリー)- 神戸港 -(JR)- 野洲駅

約8000円

• 野洲駅から

シャトルバスを2台で送迎します。
場所：JR野洲駅 南口 （セブンイレブンが目印です）
時刻：13:20分頃

※逃すと再送は無いのでタクシー等で自力で会場までお越しください 

 

応募

こちらの応募フォームからお願いします。

締め切り 4月27日

※今回宿の都合で締め切りが早いです。

多少の人数変更は効きますので締め切り以降に入部された新入部員の方で参加を希望される方はサークル代表の方経由で個別に連絡をお願いします。

更新履歴

4/17 情報公開

4/17 日帰り参加について追記

4/18 参考ルート方法・送迎について追記

5/24 参加費、暫定スケジュールを追記

6/15 宿泊と送迎について追記

マウス合宿

本稿はMicroMouse Advent Calendar2022の11日目の記事です。
昨日の記事はあこちゃんの『社会人サークルを作ったけどまだ何もしていない話』でした。

自分もA:Macというカオスな社会人サークル１０年目ぐらいになりますが年一の合宿ぐらいしか決まったいイベントがなく緩く集まるのが長続きのコツなのかなと思います

皆様こんばんわ。アライです。
アドベントカレンダー書くだけのブログになって久しいですが今年もアドベントカレンダー用の記事だけになりそうです。

タイトルにもあるようにマウス合宿の開催の流れ

合宿幹事は15年、２２年及び来年の３回です。

リアルとオンライン 両方の観点から書いていこうと思います。

・合宿の歴史

・合宿に必要なもの

・開催まで

・当日の流れ

〇歴史

今のマウス合宿は2010年に開催された北信越支部北陸同好会と関西支部の合同合宿が始まりでそれが発展していったものが今の形です。(関係者からご指摘を受けました。北陸同好会と関西支部合同が正しいようです。)

割と長く続いているイベントですがこうしなければらないといった決まりは無いです。

喋りたい人が発表し、マウサー間で親交を深め情報共有できる場が用意できれば十分です。

〇会場

  リアル開催

実はここが最難関かつここさえ何とかなれば後は何とでもなります。

５~６０人が収容できる会議室、駅から徒歩圏内、リーズナブルと条件がまあまあ厳しいです。

ただし同じところを使ってはいけないという決まりはないので開催実績のある場所を抑えるのが簡単でいいです。

過去には大広間にプロジェクター持ち込んでの開催もあったので会議室が必須というわけではないです。

また合宿の場合自治体が補助金を出してくれるケースがあるのでそれを利用することで参加費を抑えることもできます。

宿側には予定日と50～60人規模の合宿をする旨を伝えて仮押さえをして人数が決まったところで

  オンライン

Zoomの有料ライセンス(2000円/月)だけなので簡単です。

今回は１００人以上の募集があり人数オーバしたのと

ライセンスが自動更新なのを忘れて数か月間余分に取られたのはまた別の話し

〇告知

以下の4つが基本的な告知ルート

・案内HP

・NTFのメーリングリスト
・NTFのHP
・Twitter

合宿告知用のHP作ります。

NTFの事務局に連絡をして公式HPへの記載とメーリングリストへの案内を流してもらうのをお願いします。

合わせてTwitterでも告知するとマウサーの皆さんが拡散してくれます。

参考までに今年の合宿のをどこで知ったかをアンケートしたらTwitterが圧倒的でした。

15年に幹事をしたときはTwitterで全然反応が無かったので時代の流れを感じます。

〇応募

  ・メール受付

従来方法。

全員から直接メールもらうのは管理が大変なのでサークル毎に取りまとめして送ってもらいます

  ・connpass

今回初めて採用した方法。エンジニアの勉強会募集用のサイトです。

色々と便利機能があり使いやすかったです。

ちなみに今年の合宿は人数が増えすぎた結果、人気イベントランキングに載りました

〇発表者

発表してくれる人は多いので割とすんなり埋まります。

幹事は最初に合宿の流れを説明する簡単なスライド程度にしておきましょう。

幹事と発表者を兼任すると死ぬほど忙しくなるのでやめましょう(実体験)

〇開催

・リアル開催

-受付にて会費の回収(幹事とは別に2,3人用意)

-発表の合間のお菓子(発表会場の飲食可否を確認)

-時間が押す傾向にあるので休憩時間を長めにするなどバッファを持たせておく

-ご飯(最近は宿にセットしているが昔は各自で取りに行く方式)

-飲み会（社会人組が勝手に持ってくるので発表の時のあまりを流用でOK）

-プチ大会(コースの用意が難しければ無理にする必要はない）

・オンライン

ZOOMのミーティングURLを参加者に配布。 

後は司会進行をするだけです。

〇最後に

色々と書きましたがみんなが集まって情報交換と親交を深める場ができればいいのでお金の管理だけ抑えておけば後はあとは何とかなります。

次は同じくA:Macのアル中エアプ回路レビュワーさんです。