アライさんの小屋: 12月 2023

本稿はMicroMouse Advent Calendar2023の4日目の記事です。

〇はじめに

こんばんはアライさん🌀からくり工房A:Macです。

~~A:Mac週間のトップバッターありがとうございました。~~
今年は全部の地区大会に参加したので会場でお会いした方も多いかと思います。
自分は大会参加も多いですがマイクロマウス合宿の参加や幹事（23,22,15）も多く経験しており
~~次の幹事に要求されたため~~今後を考え引継ぎ資料もとい運営ノウハウを残しておこうと思います。

〇開催目的

基本的に競技者の交流と参加者の裾野を広げるためです。
なので初心者には優しくしてあげて下さい。
逆にベテランの社会人への配慮は不要です遠慮なくヘルプ要請出してください。
また学生さんの運営や発表の練習の場という側面もあります。今は緊急避難的に社会人が幹事をしていますがいずれ学生さん主導に戻せたらと思います

〇基本的な流れ

慣例として6月開催です。
4～5月は新入生の参加が厳しく7月は大会が始まってしまうのでその間を取って6月にしています。
過去年2回開催の時期もありましたが時期が全国大会直あたりに被り運営が大変なので年一になったりしてます。

〇会場押さえ

最大の山場。会場さえできれば合宿は開催可能です
過去実績でいうと関西開催で50～60人、関東開催で60～80人程度の参加がありました。

この人数が収容できる宿と会議室が確保でき、公共交通機関もしくは最寄り駅からシャトルバス等でたどり着ける場所が条件です。
宿のタイプは特に決まりは無いので幹事の裁量で決めて大丈夫です。食事は宿に付けた方が運営の負担が減るのでおすすめです。
参考までに過去の合宿で採用されたケースを記載します。過去に色々な開催形式をやってきたので参加者が入り切れば何でもOKです。

・会場
- 合宿所
- 大学
- 旅館の大広間
- ホテルの会議室
・設備
- 会議室（大広間も可）
- スクリーン・プロジェクター
- マイク
- ホワイトボード
・食事タイプ
- 宿にセット
- ケータリング・買い出し等
- 各自で外に食べに行く

〇告知

告知段階で詳細が全部決まっている必要はなく開催日、場所、基本的な流れが書いてあれば大丈夫です。未不足分は決まり次第更新していけばよいです。

掲載場所はサークルや個人のHPでOK。募集開始タイミングでNTFの事務局に連絡して開催案内をNTFのHPとマイクロマウスMLに流してもらうようにお願いしてください。
またX（旧Twitter）の告知も有効です。
参考までに昨年の告知ページです。

〇募集

・申し込みフォーム

Googleフォーム、メール申込、Connpass等。
人数が多いためメールは非推奨。入力フォームを設定できるものがよい。

Googleフォームはスプレッドシートで管理ができるのでお勧めです。

項目は連絡先、名前、性別、所属、学生or社会人の区分、競技種別、発表の有無
申込確認用に自動返信メール設定はした方がよい。
・締め切り
基本的には宿の都合に合わせて設定。締め切り直前に滑り込みで増えがちなので2 週間前ぐらいが目安。

・費用
かかる主な費用は宿泊費、会場費、諸費用
社会人の負担を多めにする方針。

目安として会場費・諸費用分を社会人に負担してもらい学生は宿泊費のみの負担割合。

当日現地徴収。切のいい額にしておくと集金の手間を軽減できます。

会社や学校負担で参加する人のため領収書を用意します。また黒字が出た場合は次の幹事へ繰り越し。

キャンセルについては宿のキャンセル料金に応じて必要に応じて実費請求。幹事が被る必要はないです。

〇準備

・リマインド

必要に応じて参加者へ連絡。個人情報保護の観点からBCCで送ること。

・発表スケジュール

発表人数に応じて20~30分/人程度。
去年からお手軽発表用のLT(ライトニングトーク)を導入。
発表は伸びる傾向にあるので休憩時間をバッファとして入れておくと当日に調整しやすいです。

・書類
受付用に出席名簿、領収書を用意。

・備品類
発表機材(プロジェクター、マイク等)、名札、お茶、お菓子。

プロジェクターはコネクタ形状に注意。会場の設備が古いとHDMIがついてなかったりします。

お茶、お菓子は必須ではないのと会議室の飲食ルール確認した上で判断してください。

・部屋割り

  必須事項としては女性部屋は準備しておくこと。あとは自由。
  参考までに去年の方針を記しておきます
- 飲み部屋は一つ確保（吞兵衛の社会人を一番広い屋に押し込む。）
- 学生・社会人混合（呑み部屋除く）
- 学生は同じ所属で2人づつペアにしてふりわけ（部屋でボッチにならないように配慮）
- 同じ競技でまとまるように配置（ハーフとクラシックは混ぜても可）
- 部屋に一人ベテランがいるように配置
- 社会人は配慮不要。
・迷路
  プチ大会用に準備。広い迷路を用意する必要はなく運べる範囲で用意。6x4でやった年とかもあります。

迷路の輸送が大変な場合はヘルプ要請を出せば大人が何とかしてくれます

〇開催当日の流れ

・会場入り

受付開始までに会場設営を済ませれるように移動。

会議室のカギの受け取り発表環境のチェックを済ましておく。
・受付
参加者の確認と参加費の徴収を行う。短時間で大人数に対応する必要があるため最低2人は欲しい。

お釣りもあらかじめ用意しておく。
部屋の場所がわかりにくい場合は案内員を設けるなどする。
・開催

14時頃開始遠方参加を考慮して少し遅めのスタート
最初に幹事から全体の予定、諸注意をアナウンス

・発表
有志による発表。
全体的に伸びる傾向にあるので注意が必要です。

状況に応じて発表者へ時間のお知らせや質問の打ち切りをしてください
・チェックイン、夕食
発表終了後速やかにチェックイン。その後夕食自由時間と以降

・プチ大会
恒例行事となっている。やる決まりは無いがここをターゲットに作ってくる人もいるので開催を推奨
呼びかけると社会人が在庫景品を提供してくれます。

〇最後に

今週はA:Mac週間ということで引き続き弊サークルメンバーが続きます
明日は~~酒カス~~エアプ回路レビュワーさんです。
なんでも爆弾ができてしまったらしいとのことなので期待しましょう

アライさんの小屋

2023年12月4日月曜日

マイクロマウス合宿の運営について